Gestione documentale

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document managment system

L’informatizzazione aziendale riguarda principalmente la gestione dei documenti digitali e i sistemi di gestione documentale (dms) risultano essere strumenti indispensabili nel panorama attuale.
L’obiettivo è dematerializzare tutti i documenti e stamparli solo al bisogno.
Non è solo una deriva ecologista, ma piuttosto un’esigenza organizzativa che richiede efficienza nell’archiviare e soprattutto ricercare le informazioni.
Anche la pubblica amministrazione sta prendendo questa direzione (vedi la recente introduzione della fattura elettronica e a breve anche lo scontrino elettronico).

Quali strumenti?

document share

Sicuramente prendiamo in considerazione solo strumenti in grado di essere ospitati nel cloud, per tanti motivi tra cui:

  • ottimizzazione delle risorse e quindi dei costi
  • sicurezza : i dati sono protetti da personale altamente specializzato spesso non presente nelle singole aziende
  • disponibilità : i documenti possono essere archiviati e consultati da qualunque pc, in qualunque contesto e in qualunque momento
Un plus significativo può essere dato ai sistemi di gestione documentale che integrano strumenti di office automation quali word processor e fogli di calcolo. Poter consultare, ma anche modificare online i documenti è un’esperienza del tutto nuova rispetto quella che abbiamo conosciuto fino ad oggi.

Nextcloud

Il sistema di gestione documentale per eccellenza è rappresentato oggi da Nextcloud una piattaforma completa e in continua evoluzione che permette di archiviare, modificare e condividere i documenti.
Ai documenti possono essere associate informazioni significative che ne facilitano la tracciabilità in fase di ricerca.
Il sistema mantiene un registro delle modifiche fatte sul singolo documento in modo da poter risalire alle versioni e agli utenti che lo hanno redatto. E’ inoltre possibile recuperare versioni precedenti all’ultima.
La condivisione dei documenti può essere rivolta ad utenti o gruppi interni od esterni alla rete.

Office automation

office automation

Nextcloud nasce come software open source ed utilizza gli strumenti di LibreOffice per la visualizzazione e la modifica online dei documenti.
I documenti condivisi possono essere visualizzati, ma anche modificati contemporaneamente da tutti i membri del gruppo. Il sistema terrà traccia delle modifiche e visualizzerà in tempo le attività di ciascun utente.

GDPR e privacy

Nextcloud è un prodotto nato e sviluppato in Europa ed è molto attento alle direttive emanate dal garante della privacy.
Il sistema di gestione documentale Nextcloud è conforme alle direttive espresse nel GDPR ed è particolarmente attendo alle integrità e alla sicurezza dei dati.
I dati vengono criptati su disco in modo da poter essere visualizzati solo dal proprietario. Anche venendo in possesso del disco non è possibile risalire al contenuto.

Risorse

Una breve guida su Nextcloud DMS può essere consultata su

nextcloud dms pdf
oppure direttamente sul nostro sito

18 Aprile 2019
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