Il cloud di Google

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Google è uno dei player della nuvola e propone servizi di office automation rivolti alle imprese. Buona parte delle applicazioni contenute all'interno della suite sono accessibili anche al grande pubblico. Pensiamo per esempio a Gmail, al calendario, ma anche a strumenti più sofisticati quali Documents e Hangouts.
Il vantaggio della soluzione Google sta infatti nel proporre alle imprese strumenti che probabilmente i dipendenti sanno già usare perché entrati ormai a fare parte della quotidianità. Gmail è stato lanciato nel 2004 e gli account di Google vengono spesso utilizzati per effettuare Open Authorization (OAuth) su altri siti.
G Suite, questo è il nome dato al prodotto, è disponibile in 3 versioni, una per l'ufficio, una per gli istituti scolastici e una per il no profit. Le tre versioni hanno a disposizione sostanzialmente gli stessi strumenti, mentre sono diverse le proposte commerciali.
Semantica sta lavorando per diventare partner G Suite certificato in modo da avere maggiore visibilità in questo mercato in espansione.

Perché spostarsi sulla nuvola?

Migrare sul cloud

Paradossalmente il cloud rappresenta un po' il ritorno alle origini, quando le risorse erano poche, costavano tanto e per riuscire a servire il maggior numero di utenti bisognava condividerle. Era l'epoca dei grandi mainframe a cui si accedeva tramite terminale; l'elaborazione avveniva nell'unità centrale e l'utente riceveva semplicemente i risultati dei calcoli.
Nel cloud le cose funzionano sostanzialmente allo stesso modo: le risorse vengono condivise tra più utenti, l'elaborazione avviene in un data center e, tramite i personal computer, i nostri moderni terminali, l'utente manda input e riceve il risultato delle proprie azioni. La differenza sostanziale tra un terminale e un pc sta nella presenza, in quest'ultimo, di un sistema operativo, mentre le applicazioni possono essere del tutto assenti, proprio come nei terminali.
La buona notizia è che il sistema operativo non è vincolante, quindi possiamo usare le applicazioni della nuvola con la piattaforma che vogliamo senza cambiare l'esperienza d'uso. L'altra buona notizia è che il browser, il principale attore di questa scena, non è vincolante. E siccome non c'è due senza tre, l'ultima buona notizia è che neanche l'hardware è vincolante, quindi possiamo usare la stessa applicazione su pc, mac e dispositivi mobili mantenendo ancora una volta lo stesso look and feel.
Questo è il motivo principale del successo della nuvola: la liberazione dalla schiavitù dai sistemi blindati, iniziata negli anni '80 e durata più di un ventennio. Non è solo la "vittoria del bene sul male" ma è soprattutto la possibilità di spostarsi da un dispositivo all'altro, da un luogo all'altro, avendo sempre a disposizione lo stesso ambiente di lavoro. Di conseguenza la rottura del pc non causa più blocchi di lavoro perché, non dovendo configurare la macchina, è possibile ripartire subito su un computer appena tolto dalla scatola.

G Suite

G Suite

Il cloud di Google è in continua evoluzione e va molto oltre l'offerta contenuta in G Suite. Quest'ultima è il punto di partenza dal quale è possibile sviluppare tante idee per il proprio business.
G Suite divide la sua offerta in quattro sezioni, Comunicare, Creare, Accedere e Gestire, tutte disponibili con lo stesso account. Esistono tre piani tariffari che si differenziano principalmente per lo spazio disco a disposizione, ma che sostanzialmente offrono gli stessi strumenti.
Molte delle applicazioni presenti nella suite sono note e utilizzate normalmente da tanti utenti. Vediamole rapidamente.

G Suite apps

Non possiamo non partire da Gmail, il capostipite di tutte le applicazioni, il servizio di posta che non ha bisogno di presentazioni. Ottimo cliente remoto di posta, integra i contatti che vengono condivisi con il resto della suite. Tutte le applicazioni infatti sono pensate in un'ottica di collaborazione e condivisione delle risorse. Rimanendo nelle applicazioni di comunicazione incontriamo, Calendar che consente di pianificare i propri appuntamenti e condividerli con i propri colleghi. Sono disponibili anche i calendari aziendali con i quali è possibile comunicare gli appuntamenti a tutti i dipendenti (per esempio la pianificazione annuale delle festività). Sono disponibili inoltre calendari per team utili per pianificare le riunioni e gli appuntamenti comuni. Continuando in questa categoria troviamo Google+ il social network privato aziendale. Un contenitore di idee, foto, documenti, commenti dotato di un potente motore di ricerca necessario per non perdere nulla di quello che è stato fatto. A concludere la carrellata delle app di comunicazione troviamo Hangouts messaggistica istantanea e video chiamate fruibile da tutti i dispositivi, desktop e mobili. Si può iniziare la chat in ufficio e continuarla sul proprio smartphone abbattendo limiti e confini.

G Suite apps

Negli ultimi anni gli strumenti messi a disposizione dal web hanno dato la possibilità all'utente di raggiungere un grado di interazione mai provato prima. Documents incarna perfettamente questa novità e mette a disposizione del singolo e del team degli strumenti di produttività che consentono una vera condivisione delle informazioni. E' possibile infatti lavorare simultaneamente sullo stesso documento e non preoccuparsi più dei salvataggi perché ci pensa il cloud a salvare ogni singola azione che viene compiuta. Google mette a disposizione tutti gli strumenti che siamo abituati a trovare in una suite da ufficio, Word processor, Foglio elettronico, Form e Presentazioni.
Non potevano mancare gli strumenti per la gestione sicura dei file. Troviamo quindi Drive e Google cloud search rispettivamente per memorizzare e cercare i propri file. E' possibile anche in questo caso condividere i documenti e averli sempre a disposizione sui dispositivi mobili. Con Drive possiamo dimenticarci di fare i backup perché i dati sono al sicuro nel cloud.
Esistono poi degli strumenti dedicati principalmente agli amministratori che permettono di Configurare la suite e gestire Archiviazione dei dati principalmente per scopi legali, ma anche per parcheggiare vecchi dati che probabilmente non useremo più, ma che è bene conservare.

Education e No Profit

G Suite apps

G Suite for Education è la versione gratuita dedicata agli istituiti scolastici e offre gli stessi strumenti e lo stesso ambiente di lavoro che possiamo trovare nella versione aziendale. In più è stato inserito Classroom uno strumento dedicato agli insegnanti che consente di gestire corsi, esami, comunicazione con gli studenti e molto altro.
La posta elettronica può essere usata come strumento di comunicazione essenziale e i calendari di istituto e di classe permettono di pianificare le attività senza creare sovrapposizione di impegni.
Gli studenti possono avere un filo diretto con gli insegnanti e l'istituto di appartenenza e possono usare gli strumenti di produttività per collaborare con i propri compagni di corso.

La versione rivolta al No Profit presenta le stesse caratteristiche funzionali della suite da ufficio. Cambiano le condizioni commerciali rispetto all'Education ma rimane ugualmente un vantaggio in termini economici. Le associazioni che intendono avvalersi della versione No Profit devono risultare idonee ai citeri richiesti da Google.

Perché non provare?

G Suite apps

Gli strumenti di Google che abbiamo descritto fino ad ora sono ampiamente conosciuti dalla maggior parte del pubblico della rete. Possono essere provati con l'account privato, di cui tanti dispongono, oppure aprendo un account gratuito presso il portale di Google.
Gli strumenti a disposizione del pubblico e delle aziende sono molto simili, ma nel secondo caso le applicazioni lavorano in un contesto aziendale, separato e protetto e i dati sono accessibili solamente ai dipendenti della stessa.
G Suite può essere provata gratuitamente per 14 giorni in modo da testare concretamente la solidità della piattaforma. Google mette a disposizione gli strumenti di migrazione dei dati per consentire il corretto trasferimento nel cloud delle informazioni esistenti.
Ancora qualche dubbio? Allora, perché non provare?

15 Maggio 2018
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